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Fonctionnement

La fréquence des CVS

Le CVS se réunit réglementairement une fois par trimestre, sur convocation du Président du CVS.
En outre, il peut se réunir de plein droit à la demande des 2/3 des membres qui le composent.

La préparation

Le collège « Usagers » organise une réunion pour préparer l’ordre du jour.
Avant la tenue du CVS, les représentants des usagers des différents services de l’établissement se réunissent pour examiner ensemble les thèmes susceptibles d’être mis à l’ordre du jour, les hiérarchisent en fonction des priorités, et de leur intérêt pour la structure dans son fonctionnement global pour établir ensemble l’ordre du jour.
Cet ordre du jour intègre les propositions émises par les représentants des autres collèges et transmis au Président du CVS avant la réunion, pour préparer l’ordre du jour.
L’ordre du jour définitif est ensuite transmis à l’ensemble des membres du CVS avec les documents éventuels nécessaires à la compréhension de certains thèmes.
Il est affiché au moins 8 jours à l’avance, au siège de GALA, sur un panneau dédié au CVS et envoyé aux différents membres.

Le déroulement

Le secrétaire de séance est un usager désigné en début de réunion, en concertation avec les membres du CVS. Il réalise la prise de note et le compte rendu dans un classeur du CVS. Il peut être assisté dans cette tâche par un représentant salarié.
Lors des débats, les informations qui pourraient être échangées concernant des personnes, sont strictement confidentielles.

Le quorum

Les avis ne sont valablement émis que si le nombre des représentants des usagers est supérieur à la moitié des personnes présentes ayant voix délibérative.
Le relevé de conclusions du CVS est co-signé par le Président du CVS, le secrétaire de séance et un membre présent appartenant au collège salarié et administrateur.

La publicité des débats

Dans la semaine qui suit le CVS, le relevé des décisions est affiché dans les locaux de GALA sur le panneau dédié et envoyé aux membres du CVS.
Le classeur du CVS – qui comprend les principes du CVS, son règlement intérieur ainsi que les comptes rendus – est à disposition de tous.
Les instances dirigeantes s’engagent à répondre le plus rapidement possible aux questions posées par le CVS, que ces réponses soient positives ou négatives.